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        擁抱數字化、抓住新機遇

        ——淺談數字化管理

        論文作者:李卓

        演講者:李卓


        【摘要】數字化管理降低公司經濟成本、提升效率、促進供需精準匹配,使現存經濟活動費用更低,并激發新業態新模式,推動公司向形態更高級、分工更精準、結構更合理、空間更廣闊的階段演進。危機,危險中蘊含著機遇,回顧2003年,非典爆發,此后阿里巴巴、京東等電商迅速崛起,我相信,歷史雖然不會簡單重復,但會以某種形式重演。在2020后疫情時代中,加深數字化轉型,必將為企業帶來更多增長的新空間。我們應當抓住機遇,不讓數字化管理只流于形式,本文將以我自身實際應用出發,淺談數字化管理。

        【關鍵字】數字化;信息化;云服務;效率提升;

        一、 前言

        世界著名的未來學家阿爾文·托夫勒早在1980年的著作《第三次浪潮》中就提出了在家工作的可能性,當時《紐約時報》在頭版發表文章斥責托夫勒胡說八道,在家工作永遠不可能發生。然而根據釘釘提供的數據顯示,春節后開工首日,全國有1000萬家企業,2億人開啟了在家辦公模式。40年后的今天,《紐約時報》算是被重重打臉了。

        2020年,對于企業來說,面對新冠疫情期間的各種新需求的倒逼,將使其更有意愿和動力開展數字化轉型。智能化水平較低的制造企業在本次疫情中首當其沖,損失慘重,甚至就此消亡,可以說,疫情過后剩下的所有企業,都是數字化企業。

         

        二、 什么是數字化

        1. 數字化的含義

        數字化(Digitalization)本身是指使用01兩位數字編碼來表達和傳輸一切信息的一種綜合性技術。

        本文所提及的數字化,特指數字化管理。學術界尚未對數字化管理給出明確定義,我們參考一下百度百科的介紹:數字化管理是指利用計算機、通信、網絡等技術,通過統計技術量化管理對象與管理行為,實現研發、計劃、組織、生產、協調、銷售、服務、創新等職能的管理活動和方法。

        簡單來說,應用數字技術邏輯及其影響的管理,就是數字化管理。

        2. 數字化層級

        企業的數字化管理包含了企業信息化、企業信息化管理、決策級數字化管理、供應鏈數字化管理和面向電子商務和供應鏈的企業數字化管理五個層次,這五個層次反映了企業數字化管理由低到高五個不同的水平等級,也是企業數字化管理的五個發展階段,同時也是企業實施數字化管理必經的五個階段。

        (1) 企業信息化。

        這可理解為點,即數據級的企業數字化管理,主要是生產經營過程中的信息數字化數據采集。以便利用計算機和網絡技術,準確快捷地進行信息查詢、溝通和傳遞,從而實現生產經營數據的共享,更加科學有效地計劃、組織、領導和控制。這個層面是我們現今普遍得到應用的層面,目前市政一公司使用的NC系統就是企業信息化應用,甚至我們辦公常用軟件:微軟Office和金山WPSWord Processing System文字處理系統)都是典型的信息數字化采集工具。

        (2) 信息化管理。

        這可理解為線,即流程級的數字化管理,在實現生產經營信息數字化基礎上,對企業的組織管理、生產、營銷、人力資源等的管理流程,進行數字化管理,從而提高管理的規范性、制度性、科學性,同時提高管理效率,降低管理成本,使管理活動更具實時性和有效性。我們的OA系統即是該層級的數字化系統。

        (3) 數字化管理。

        這可理解為面,即決策級的數字化管理,在生產經營數據數字化和管理流程數字化基礎上。通過運用數據挖掘技術、決策支持、知識庫和人工智能等技術,對生產經營數據和管理流程數據進行整理、歸納和分析,為管理決策提供支持,為企業的生產經營提供指導,同時能夠實現同類知識的智能借鑒和共享。通常來說,在實現了第二層級以后,數字化管理這次層級往往也就一并實現了,因為將基礎數據進行一個整理匯總,生成不同的統計圖表,就可以制作成簡單的看板,管理者即可直觀感受并以此做出決策。

        (4) 供應鏈的企業數字化管理。

        這可理解為鏈,即企業間的供應鏈管理,包括上游供應商、策略聯盟商、下游分銷商、顧客等等,在供應鏈這一級別上實現資源的有效配置,降低成本,提高供應鏈的競爭力,從而提高企業的市場價值。目前我們公司正在使用的EMPIC系統即為該層級的數字化系統。

        (5) 面向電子商務和供應鏈的企業數字化管理

        隨著買方市場的形成,企業的生產經營必須以市場為導向、以顧客為中心。同時,企業之間的競爭逐漸發展為供應鏈之間的競爭。企業數字化管理必然要適應這些變化,實現面向電子商務和供應鏈的企業數字化管理。對于我們工程領域來講,可以從少部分達到了高度集成制造的項目看到實現該層級的曙光。

         

        三、 數字化發展現狀

        托夫勒認為,世界正處于新舊時代的交替之中,信息時代已經出現,但工業社會的規模經濟還存在,沒落的體力勞動和先進的腦力勞動共存。

        1. 國內外發展現狀

        德國:工業4.0

        美國:工業互聯網

        法國:新工業2.0

        英國:工業2050戰略

        韓國:韓國創新3.0

        中國:中國制造2025

        根據《中國數字經濟發展與就業白皮書(2019年)》數據顯示:我國數字經濟規模達到31.3萬億元,增長20.9%,占GDP比重為34.8%。

         

        1:我國數字經濟發展情況

        數字經濟正在蓬勃發展,并且增速顯著高于同期GDP增速,也就是說,數字經濟正在帶動我們的GDP增長。

        我們所在的世界,數字化越來越廣泛的融入我們的生活。疫情期間,數字化增強了中國經濟和社會的“免疫力”,疫情之后,對更多傳統行業和企業來說,數字化轉型不再是“可選項”,而成為“必選項”。

        2. 公司應用現狀

        (1) 軟硬件環境

        重慶建工第一市政工程建設有限公司作為一個大型國有企業,組建有自己的OA系統、有第三方的NC財務系統和集團開發的EMCIP系統。硬件環境組建有服務器,各分子公司、項目部可通過內網賬戶利用互聯網登陸。

        (2) 數字化應用情況

        公司通過OA系統實現了業務和管理職能的數字化技術全覆蓋,而且系統之間做到了流程集成、應用集成及界面集成。但目前我們所使用的老系統之間缺乏集成,還是信息孤島,比如財務數據和工程管理數據不互通,預算金額合同金額之間,掛賬金額和支付金額之間沒有實現自動的校驗,仍然需要人工查詢數據審核。在EMCIP系統上數據集成增強了,流程的關聯性增加了,但在功能設計時也沒有考慮全線上化特點,比如說合同審批,還是在線上審批完后打印出來蓋公章,而沒有設計電子簽章。這種功能設計對于正常的情況沒有問題,但遇上此次疫情就沒有辦法實現全部的遠程在線協同。

        目前看來公司的軟硬件支撐已可以達到第四層級,但我們的應用水平還亟待提高。

        3. 行業內對比

        工程建設領域,前兩個層級的數字化基本均已實現,主要競爭在于后兩個層級。

        (1) 項目數字化應用

        本次疫情中,4000萬人通過5G網絡在線監工了火神山雷神山醫院,最近,由中建自主研發的我國首臺 “住宅造樓機”也在重慶成功應用,基本上可以實現裝配式建筑的自動化建造,頂升一層樓、長高3米,只需要80分鐘。市政一公司同樣在工程建設領域有了許多成果,在鄭州、十八梯項目上都在應用BIM技術,而BIM技術就是建筑行業實現提高生產效率、降低成本,提高產品質量和提升產品附加值的有力途徑,是達成中國制造2025的最佳手段。通過BIM和數字孿生技術的使用,能實時感知建筑物的狀態變化,為運營和優化能耗提供依據,利用BIM系統對工地進行平整不需要工人現場施工,通過智能機械或人工遠程指令操控無人駕駛的工程機械現場施工。


        (2) 企業數字化應用

        不是所有企業都有能力去建立自己的工業互聯網,大型企業利用自己的優勢先在自己內部建立工業互聯網,然后把這個平臺開放出來供行業其它企業使用,形成工業互聯網平臺。如航天云網、徐工漢云、三一樹根等就是典型的代表。我司則是上線了EMICP,利用該平臺除了解決企業內部橫向和縱向的協同外,同樣對原材料供應商、零部件供應商及物流運輸企業進行了協同。

        在國家的政策鼓勵和支持下,我們應當利用自己的優勢地位,建立起產業互聯網平臺,將產業鏈上的企業鏈接到一起來解決供應鏈協同問題。


        四、 數字化管理的應用

        前面介紹了一下數字化的一些概念,包括中國制造2025在國家戰略層面去推動實現的目標,看似比較生硬,距離日常應用比較遠,但其實數字化并不是艱深的話題,我們一直都在參與建設和使用。隨著科技的進步,我們的信息化應用手段也在不斷的進步,如同公司正在從過去的OA系統逐步轉入新系統,我們自身所應用的軟件也已經鳥槍換炮。

        我在工作中也一直探尋著提升管理效率的方法,在這里我謹以當前在物資供應管理分公司的幾個實際工作應用為大家拋磚引玉。

        Software as a Service軟件即服務)兩種云服務來實現的。還有一種常見的云服務是PaaSPlatform as a Service平臺即服務)我們的EMCIP系統就是典型的PaaS,畢竟EMCIP英文全稱為Enterprise Management and Control Information Platform。

        在線表格主要有以下功能:

        (1) 多人協作

        多人協作對于工作效率的提升是巨大的,但在過去并不能輕松實現多人協作。以日常辦公軟件officeWPS為例,通常對網絡拓撲結構、網關、軟件版本等都有要求,并且還需要進行一系列的操作和設置,百度經驗顯示僅共享office文檔就需要11個步驟,這還是未考慮到其他網絡設置的情況。

        利用在線表格,我們成功滿足了物資供應管理分公司管理需要,信息已實現無縫共享并將全天候,全平臺運轉。

        (2) 安全高效

        用戶使用個人賬戶及密碼登錄,并可以根據每個人設置不同的管理權限,防止數據外泄。

        (3) 節約存儲空間

        基于云服務的在線表格不占用本地存儲空間,并且不需要反復保存下載,系統自動保留最近100個歷史版本。

        (4) 數據統一

        根據每個人的習慣不同,制作的表格也不相同,時常會出現工程名稱不統一,客商名稱不統一等情況,使得幾個人的數據難以匯總統一,利用在線表格設置數據有效性可以很好地解決這個問題。

        (5) 信息追溯

        協同工作出現以后,會涉及到問題的追溯,假如有人填錯了數據怎么辦,數字化工具可以提供很好的追溯功能。

        過去利用VBA編程可以對數據修改過程進行記錄,但占用使用內存,表格數據較多的情況下運行起來不流暢,難以直接通過表格還原?,F在通過在線表格,無需復雜編程就可以直接記錄,并且不影響運行效率,還可以一鍵還原數據。

        物資分公司面對大量的合同臺賬、收付款臺賬、驗收調撥臺賬等,在沒有專門的管理系統的條件下,通過在線表格可以對數據進行高效的收集。設計好原始表格樣式,再經過一系列數據處理,公式設計,能大幅度的降低工作量和失誤率。

        比如自動匯總月度數據,以往的表格由于不同人經手,格式不一致,名稱不一致,數據匯總時間長,并且由于容易出錯還要去多方核對,如今此項工作只需要導出流水,簡單設置即可完成自動統計。過去需要協調多個部門、供應商耗費數周的工作,現在一個人花幾分鐘就可以實現。

        再比如我們在上訴統計過程中,發現數據總數有誤,要查明錯在何處,盡管最終結果往往可能是小數位數錯了、數字按錯了、重復錄入了等“小毛病”,但也需要耗費大量時間,就好像汽車無法行駛,要弄清是進氣系統出了問題還是發動機電瓶出了問題,這個過程是艱辛的。利用數字化軟件,設 置好公式和格式,自動標注可能存在的數據,提醒人工檢驗,并且在源頭處,通過(4)數據統一限制了數據的有效性,避免原始數據錄入錯誤。

        4. 網絡表單

        網絡表單也是利用云服務功能來實現的。網絡表單主要有以下特點:毋須添加好友,使用二維碼或網絡鏈接即可填寫??梢詫崿F:1、自動匯總統計;2、多平臺互通;3、數據標準化;4、設置截止日和填報查看權限等。

        5. 外部流程

        對于柴油、鋼材等,市場價格波動較大的材料,往往合同約定以當日出廠或到場的市場價為準,這就需要對價格進行一個確認,以往是采用紙質的方式,由物流單位駕駛員傳遞紙質單據,現場簽字確認后再交物資供應管理分公司,周期較長,及時性較差。

        利用網上流程可以有效提高工作效率,減少紙質辦公,目前物資供應管理分公司利用釘釘軟件進行網上確價,不再需要現場簽字確認,實時確認金額及用量,并且流程數據后臺自動保存。

        6. 應用延展

        網絡表單和在線表格應用十分廣泛,我就不在贅述,僅以物資分公司目前的材料確價流程為例:其功能可以延伸覆蓋整個材料供應過程:由需求部門發起材料計劃物資部門審核同意后傳遞給廠家廠家審核并完成裝車發貨物流司機確認裝車后完成審核需求部門收貨確認。

        并且還可以要求各環節手寫簽名,要求物流單位實施更新貨物地點等,進一步加深對材料信息的掌握。上述流程全記錄可搜索查詢,并且通過數字化形成一套拉動式生產,過程緊湊,數據均在后臺自動記錄保存,需用時直接導出電子表格。

        7. 提升的效益

        以網上確價為例,僅半年時間,就已經進行了1744次網上確價,不僅節省了大量紙張,也節省了往返項目-供應商-物資分公司的時間和交通費用。按一次交通費加人員工資費用200元計算,即節省34萬余元。

        除開經濟效益以外,更重要的是管理效益,我們通過數字化功能,將員工從機械重復的工作中解脫出來,用更多的時間去進行創造性的工作,發揮人的主觀能動性。將從以往的無盡的統計工作轉變為分析和決策。以物資分公司為例,我們采用回歸分析,可以對各項物資的采購量和采購單價進行預測分析,對平衡資金用量材料供應都具有相當的指導意義。

         

        五、 小結與思考

        中歐工商管理學院龔焱教授在《遠程辦公第十天,我突然明白什么叫“公司制的黃昏”》一文中寫道,遠程辦公的出現會加速公司制的消亡。誕生于1862年的公司制將在第四次工業革命中如何繼續適應和變化我無從得知。但可以知道的是,面對本次疫情的危機,許多企業倒下了,依托平臺制,小團隊得以存活,并且和大企業的差距進一步拉近,他們同樣可以選擇第三方提供的優質服務而不承擔相應的硬件成本,在這樣的背景下,我們更應當把握住現有優勢,同時注重數字化應用,避免被人迎頭趕上。

        數字化不是目的,而是手段,我們利用數字化來梳理管理邏輯,簡化流程提升效率。數字化除了提升效率,提高公司運營的下限以外,同樣可以提高其上限:傳統的管理要求員工成為一個不犯錯誤的“標準人”,但我們無法避免人犯錯誤,同時只會機械重復的“標準人”也不利于工作的創新。所以我們通過數字化避免人為操作,提升管理效率,釋放員工的潛能。通過數字化、標準化采集的數據可以更好的進行分析,無論是通過經驗來決策還是通過統計學工具都能對公司產生更大的效益。

        當前,世界面臨百年未有之大變局,變局中危和機同生并存,數字技術紅利大規模釋放的運用特征與新時代經濟發展理念的重大戰略轉變形成歷史交匯,在這個數字化大放異彩的時代,讓我們一起共同擁抱數字化、迎接新挑戰、抓住新機遇!

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